EMAIL SIGNATURE✉️
メール署名ジェネレーター
氏名・会社名・連絡先を入れるだけで、ビジネスメールの署名を6種類まとめて作れるツールです。色・文字の大きさ・配置・並び順も調整でき、「コピー」を押せばOutlookやGmailの署名欄にそのまま貼り付けられます。処理はすべてブラウザ内で完結し、入力内容がサーバーへ送信されることはありません（入力内容はお使いのブラウザにだけ保存されます）。
- 使いたい署名の「コピー」を押す
- 「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」を開く
- 「新規作成」で名前を付ける
- 下の編集欄をクリックして Ctrl+V
- 「既定の署名の選択」で新しいメッセージ用に設定して「OK」
- 使いたい署名の「コピー」を押す
- 右上の歯車 →「アカウント」→「署名」→「＋新しい署名」
- 名前を付けて本文欄に Ctrl+V
- 「既定の署名を選択」で新規用・返信用を選んで「保存」
- 使いたい署名の「コピー」を押す
- 右上の歯車 →「すべての設定を表示」→「全般」タブ
- 「署名」の「新規作成」で名前を付け、入力欄に Ctrl+V
- 「署名のデフォルト設定」を選び、ページ下の「変更を保存」
- ロゴが出ない・添付ファイル扱いになる：ロゴのURLを空欄にすると、文字ロゴで同じレイアウトになります。
- 相手がスマホで読むことが多い：幅320pxの「縦積み」が崩れにくいです。
- テキスト形式のメールを使っている：「テキスト罫線」を選んでください。
- コピーボタンが効かない：白い部分の署名をドラッグで選んで Ctrl+C でもコピーできます。
ビジネスメールの署名は、会社名・氏名・電話番号・メールアドレス・Webサイトの5つがあれば十分です。住所やFAX、許可番号は、初めての取引先に送るメール用の署名（会社概要など）にまとめ、普段のやりとりは短い署名に分けると、読みやすさと信頼感を両立できます。
ロゴ画像は、メールに画像そのものを入れるのではなく、Web上に公開された画像をURLで読み込む形にしています。こうすると添付ファイル扱いになりにくく、メールの容量も増えません。ただし、受け取る側の設定によっては画像が表示されないこともあるため、ロゴがなくても会社名が読める形にしておくと安心です。
※ 本ツールは無料でご利用いただけます。メールソフトの種類や設定により、表示が一部異なる場合があります。生成した署名の利用により生じたいかなる損害についても、当社は責任を負いかねます。
使い方
- 氏名、会社名、電話番号、メールアドレス、Webサイトなど、署名に載せたい情報を入れます。住所や許可番号は使う署名だけに出るので、分かる範囲で入れておけば大丈夫です。
- ロゴを入れたい場合は、自社サイトなどに公開済みの画像のURLを貼ります。空欄なら会社名の文字ロゴになります。
- ラインの色、文字の大きさ、配置、連絡先の並び順を整えます。いらない項目はチェックを外せば消えます。
- 6種類の署名を見比べ、使いたいものの「コピー」を押してメールソフトの署名欄に貼り付けます。貼り付け方はページ内の手順を見ながら進めてください。
入力した内容はこのブラウザに残るので、後日、役職が変わったときなども続きから直せます。
こんな場面で役立ちます
- 社員ごとにばらばらだった署名を、会社として形をそろえたいとき
- 新しく入った社員の署名を、初日のうちに用意しておきたいとき
- 初めての取引先には会社概要入り、やりとりが続く相手には短い署名、と使い分けたいとき
- 年末年始や夏季休業のお知らせを、署名の上や下に一時的に入れたいとき
- 移転や電話番号の変更があり、全員の署名を一度に直す必要があるとき
社内で署名をそろえるときの進め方
署名をそろえるときは、先に「会社としての型」を決めてしまうと進めやすくなります。使うデザイン、ラインの色、連絡先の並び順、載せる項目の4つを決め、見本の画面を撮って社内に共有しておきましょう。あとは一人ひとりが自分のパソコンで名前と役職を入れ替えるだけで、見た目がそろいます。
入力内容はそれぞれのブラウザにだけ保存されるしくみなので、だれかの入力がほかの人の画面に出ることはありません。そのかわり、別のパソコンで作るときは最初から入れ直しになります。共有パソコンで作った場合は、最後に「見本の内容に戻す」を押して自分の情報を残さないようにしておくと安心です。
形が決まったら、使い分けのルールも一緒に決めておくと迷いません。たとえば、新規の取引先への最初のメールは会社概要入り、2通目以降と社内向けは返信用の2行署名、といった具合です。署名が長すぎると、やりとりが続くうちに本文より署名のほうが長くなってしまいます。
ロゴのURLは全員で同じものを使います。サイトのリニューアルなどで画像の場所が変わると、送ったメールのロゴが表示されなくなることがあるので、署名用のロゴは消さない場所に置いておくのがおすすめです。また、署名は会社の名前で届く文面の一部です。自社ドメインのなりすまし対策もあわせて見直しておくと、受け取る側の安心にもつながります。
よくある質問
入力した名前や電話番号は、どこかに送られますか。
送られません。署名はすべてお使いのブラウザの中で作っていて、入力内容は次に開いたときのために、そのブラウザにだけ保存されます。消したいときは「見本の内容に戻す」を押してください。
Gmailで署名のロゴが表示されません。
ロゴは公開されている画像をURLで読み込む形にしているため、URLが間違っている、画像が非公開の場所にある、といった場合は表示されません。受け取る側の設定で画像が止められていることもあるので、ロゴがなくても読める形にしておくと安心です。
スマホのメールアプリでも使えますか。
ツール自体はスマホでも開けますが、スマホのメールアプリには装飾のある署名を登録できないものもあります。その場合は「テキスト罫線」の署名をコピーして使うか、パソコン版で設定した署名を同期させる方法が確実です。
署名に何を載せればいいか迷います。
普段のやりとりなら、会社名・氏名・電話番号・メールアドレス・Webサイトの5つで十分です。住所や許可番号まで載せると長くなるので、初めての相手に送る署名と、返信用の短い署名を分けて使うと読みやすくなります。
作った署名を少しだけ手直しできますか。
できます。各署名の「直接編集」を押すと、その場で文字を書き換えられます。言い回しを少し変えたい、全角と半角をそろえたい、といった細かな調整に使ってください。色や並び順など全体に関わる変更は、上の入力欄で直したほうが6種類すべてに反映されて手早く済みます。
無料で使えますか。会社で使っても大丈夫ですか。
無料で、登録も不要です。社内での利用もご自由にどうぞ。メールソフトの種類や設定によって表示が少し変わることがあるので、使い始める前に自分宛てにテストメールを送って確認しておくと安心です。
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