LINE WORKSを使い始めた初日に覚えるべき操作は、メンション・リプライ・送信取消・通知の受信時間の4つです。機能は他にもたくさんありますが、この4つを押さえておけば、伝わらない・気づかれない・事故を大きくする、という新人がつまずく場面をほぼ防げます。この記事では、公式ヘルプで裏を取った仕様をもとに、操作方法と、会社側が決めておくべきルールを整理します。

初日に覚えるのは4つだけで足ります

研修で全機能を説明されると、かえって何も残りません。優先順位をつけると次の4つです。

転送や掲示板連携は2日目以降で構いません。制約が複雑なので、初日に詰め込むと混乱します。

メンションとリプライの使い分け

似ているようで役割が違います。ここを取り違えると「送ったのに読まれていない」が起きます。

メンションは通知を飛ばすための指定です

入力欄で「＠」を打つとメンバーの一覧が出るので、宛先を選びます。メンションされた相手には、トークルームの一覧に「メンションされました」と表示され、ルーム内でも名前がハイライトされます。

重要なのは、ルームの通知設定を「自分宛のメンション」にしている人がいる場合、メンションを付けない発言は通知されないという点です。急ぎの用件は必ずメンションを付けてください。

「＠ALL」は全員に飛びます。使う場面を決めておく

「＠ALL」を選ぶとルームの全員に通知が飛びます。便利ですが、使いすぎると通知が慣れられてしまい、本当に必要なときに反応されなくなります。

社内で基準を1行決めておくことをおすすめします。たとえば「全員の作業が止まる連絡のときだけ」といった形です。新人ほど遠慮して使えず、逆に使いすぎる人もいるため、判断を個人に委ねないほうが揃います。

リプライはどの発言への返事かを示すものです

対象のトークを長押しして「リプライ」を選びます。左にスワイプしても同じ操作ができ、こちらのほうが速いので新人にはスワイプで教えるのがおすすめです。パソコン版では右クリックから選べます。

ただし、リプライだけでは相手の通知の扱いは変わりません。返事に気づいてほしいなら、リプライにメンションを添えてください。

リプライが使えない場面があります

LINEユーザーを含む複数人のトークルームでは、リプライが使えません。ボットや通話のトークにも使えません。「できないのは自分の操作ミスでは」と悩む前に、そのルームに外部の人が入っていないかを確認してください。

送信取消｜既読が付いていても消せます

誤送信は誰でもやります。大事なのは、取り消せる条件を先に知っておくことです。

既読が付いていても、時間内なら取り消せます

「もう読まれたから無理だ」と諦める必要はありません。既読の有無にかかわらず、制限時間内であれば取り消せます。

取り消せる時間は会社の設定で決まります

フリープランでは送信から1時間以内で固定です。有料プランの場合、管理者が1時間か24時間かを選べます。つまり、自社が何分まで取り消せるかは会社ごとに違います。

研修でここを伝えていない会社が多いのですが、いざというときに一番必要な情報です。管理画面の設定を確認して、新人に伝えてください。

取り消しても痕跡は残ります

取り消すと本文は全員の画面から消えますが、「トークを取り消しました」という表示が残ります。なかったことにはできません。取り消したうえで、ひとこと添えるところまでを流れとして決めておくと気まずさが減ります。

LINEユーザーに送ったものは取り消せません

これがもっとも危険な落とし穴です。外部トーク連携で個人のLINEを使っている相手に送ってしまった場合、送信取消は使えません。プランを問わず取り消せない仕様です。

社外の人が入っているルームでは、送信ボタンを押す前の確認が唯一の対策になります。次の章の見分け方とあわせて覚えてください。

外部ユーザーが入っているルームの見分け方

社内だけのルームと、社外の人が入っているルームでは、使える機能が変わります。この違いを知らないまま操作すると事故につながります。

トークルーム名の前のアイコンで判別します

外部ユーザーが参加しているルームは、一覧でトークルーム名の前にアイコンが表示されます。まずはこのアイコンの有無を見る習慣をつけてください。

相手が他社のLINE WORKSユーザーの場合は、プロフィールに会社名（ワークスグループ名）が表示されます。誰と話しているのか不安なときは、アイコンをタップして確認してください。

外部が入ると使えなくなる5つの機能

「いつもの操作ができない」と感じたら、まず外部ユーザーの有無を疑ってください。操作を間違えているのではなく、仕様として使えないケースがほとんどです。

外部の人は自分から退出できません

外部ユーザーを含むグループでは、メンバーが自分の意思で退出できず、グループマスターが退出させる形になります。退出させても、それまでに送られたメッセージやファイルはグループに残ります。

LINE WORKSとLINE・LINE公式アカウントの違いや、外部トーク連携でできること・できないことは LINE WORKSとLINEの連携方法｜外部トーク連携でできること・できないこと で詳しく解説しています。

通知は自分で守れます

上司が気をつけるだけでは限界があります。受け取る側が設定できることを知っておいてください。

通知を受け取る時間帯を指定できます

曜日と時間帯を指定して、その時間だけ通知を受け取る設定があります。有効にすると自動的に午前7時から午後10時に設定されます。時間帯は複数追加できます。

この設定をしていると、通知を受け取らない時間帯であることが相手側のプロフィール写真にアイコンとして表示されます。「送ってはいけない時間なのか」が送る側にも伝わる仕組みです。

祝日を通知しない設定もあります

受信時間の設定とは別に、祝日は終日通知しないようにできます。日本を含む一部の国と地域で利用できる機能です。

ルームごとに「自分宛だけ」に絞れます

トークルームごとに、通知を「新着トーク」「自分宛のメンション」「通知しない」から選べます。参加はしているが常時追う必要がないルームは、「自分宛のメンション」にしておくと負担が減ります。

ただし前述のとおり、この設定をしている人にはメンションなしの発言が届きません。チーム内で誰がどの設定にしているかを共有しておくと、行き違いを防げます。

業務時間外の連絡をどう扱うか

ここは個人の心がけではなく、会社としてルールを決めるべき領域です。公的な資料にも記載があります。

厚生労働省のガイドラインが言及しています

厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」には、長時間労働を防ぐ手法として、時間外にメールを送付することの自粛を命ずることが有効であると記載されています。さらに「メールのみならず電話等での方法によるものも含め、時間外等における業務の指示や報告の在り方について（中略）各事業場の実情に応じ、使用者がルールを設けることも考えられる」とされています（厚生労働省）。

メールと書かれていますが、電話等も含めるとされている以上、チャットも同じ考え方で扱うのが自然です。

「つながらない権利」は日本ではまだ検討段階です

厚生労働省の労働基準関係法制研究会の報告書（令和7年1月公表）には、「つながらない権利」という項目があります。そこでは、勤務時間外にどのような連絡までが許容でき、どのようなものは拒否できるのか、総合的な社内ルールを労使で検討していくことが必要だと述べられています。

あくまで検討が必要という段階で、法制化されているわけではありません。裏を返せば、いま各社が自分たちで決めるしかない領域だということです。

送る側の解決策は予約送信です

夜に思いついたことを忘れないうちに書いておきたい、という場面はあります。有料プランには送信予約があり、現在時刻から7日以内を15分単位で指定できます。予約できる件数はアカウントごとに10件までで、送信の10分前まで修正できます。

公式の説明にも「業務時間外にトークを事前に作成しておき、次の業務時間に送信することができます」と用途が明記されています。

フリープランでは自制するしかありません

予約送信は有料プランの機能です。フリープランではトークの下書き機能もないため、時間外に書いておく手段がありません。フリープランで運用している場合は、「夜は書かない、翌朝に書く」というルールを決めるしかない、というのが現実的な結論です。

過去のトークはどこまで遡れるか

「前に言われたことをもう一度確認したい」という場面は頻繁にあります。ただし、遡れる範囲には制限があります。

保存と検索の期間は会社の設定で決まります

フリープランでは3年で固定されており、変更できません。有料プランでは管理者が1ヵ月、3ヵ月、6ヵ月、1年、2年、3年から選びます。設定した期間を過ぎたトークは削除されます。

有料プランでも上限は3年です

誤解されやすい点ですが、有料にすれば無期限で残るわけではありません。上限は3年で、むしろ1ヵ月まで短く設定することもできます。会社の設定によっては、フリープランより短い期間しか遡れないこともあります。

大事な決定事項は、トークに流したままにせず、掲示板やノートに残してください。ノートや予定、フォルダには検索期間の制限がありません。トークと掲示板の使い分けは LINE WORKSのトークと掲示板の使い分け｜流す情報と残す情報を分ける で解説しています。

途中から参加した人にも過去ログを見せられます

組織長やグループマスターの設定により、途中参加のメンバーにも過去のトークを公開できます。新人が加わったときに経緯を追えるので、活用してください。ただし外部ユーザーとのルームでは利用できません。

記録は残るという前提で使う

脅しではなく、事実として知っておいてほしい点です。

退職してもトークは残ります

メンバーが削除されると、全トークルームから自動的に退室し、表示は「削除されたメンバーです」に変わります。しかし、その人が送ったトーク、ノート、予定、タスク、フォルダのデータは残ります。

消えるのはアンケートとマイドライブです。つまり、書いた内容のほとんどは会社に残ると考えてください。

監査ログには送信元の情報まで記録されます

管理者は監査ログで、送受信の履歴、参加や退出の履歴に加えて、送信元のIPアドレスやクライアント情報まで確認できます。フリープランでは直近2週間まで検索でき、有料プランでは6ヵ月まで検索してダウンロードできます。

個人のLINEと同じ感覚で使わない、という一点だけ意識しておけば十分です。

転送は「5つまで」の意味に注意

会話の流れをまとめて共有できる便利な機能ですが、数の制限が誤解されがちです。

まとめて転送するか、1件ずつ送るか

「1つにまとめて転送」をオンにすると、送信者名や送信時間、トークルーム名を含めた形で転送されます。オフにすると1件ずつ個別に送られ、送信者の情報は含まれません。

「5つまで」はトークの選択数です

まとめる設定をオフにしたときに、一度に選べるトークが最大5つまでという制限です。転送先については別枠で、一度に5人まで選べます。「転送先が5つまで」と誤解されていることがあるので、区別して覚えてください。

なお、まとめて転送する機能は、LINEユーザーや他社のLINE WORKSユーザーとのトークでは使えません。

会社が用意すべき「はじめてガイド」の項目

ここまでの内容の多くは、会社ごとの設定によって答えが変わります。新人が自分で調べても分からない部分なので、受け入れ側が1枚にまとめておくべきです。

自社の設定を書いておく

最低限、次の5つは明記してください。送信取消できる時間（1時間か24時間か）、トークの保存・検索期間（いつまで遡れるか）、既読メンバーの表示が有効か、外部トーク連携の権限が付与されているか、監査ログの範囲です。

やってしまったときの連絡先と手順

誤送信したとき、取り消せた場合・取り消せなかった場合・社外に送ってしまった場合で、それぞれ誰に何分以内に報告するかを決めておきます。判断を新人に委ねると、報告が遅れて傷が広がります。

返信のルール

どのくらいの時間で返すのが期待値なのか、リアクションだけで返してよい場面はどこか、既読のまま返さなくていい場面はあるのかを書いておきます。なお、リアクションは送信者に通知が飛ばず、送信から7日を過ぎたトークには付けられません。

不慣れな人と組むときの配慮

チャットに慣れていない年上の方と組む場面もあります。リアクションが返ってこないのは無視ではないこと、既読という概念自体が共有されていない場合があること、電話を求められたら断らないこと。この3点を書いておくだけで、余計な行き違いが減ります。

よくある質問（FAQ）

既読を付けずに読む方法はありますか？

個人の操作で既読を回避する方法は公式に案内されていません。会社単位で既読メンバーの表示をオフにする設定はありますが、これは管理者が行うものです。

メンションされたトークだけをまとめて見られますか？

専用の一覧画面は公式に案内されていません。トークルームの一覧に「メンションされました」と表示されるので、そこから確認する形になります。ルームの通知を「自分宛のメンション」に絞っておくと見落としにくくなります。

送信取消をしたら、相手のスマホの通知も消えますか？

公式に明記はありません。既に端末に通知が表示されていた場合、その内容が相手の目に触れている可能性はあります。取り消せたから完全に消えた、とは考えないほうが安全です。

リアクションだけで返事をしても失礼になりませんか？

社内のルール次第です。確認しましたという意味でリアクションを使う運用は一般的ですが、相手に通知が飛ばない点に注意してください。返事を待っている相手には、テキストで返すかメンションを付けてください。

グループトークから勝手に退出してもいいですか？

社内のルームであれば退出できますが、業務の連絡が届かなくなるため事前に確認してください。外部ユーザーを含むグループでは、そもそも自分から退出できません。

夜に届いたメッセージに、その場で返さないといけませんか？

会社としてルールを決めるべき部分です。厚生労働省のガイドラインも、時間外の指示や報告の在り方について使用者がルールを設けることを挙げています。個人で悩まず、上長に確認して基準を明文化してもらってください。

まとめ｜4つ覚えて、あとは会社が決める

初日に覚えるのは、メンション、リプライ、送信取消、通知の受信時間の4つです。この4つで、伝わらない・気づかれない・事故を大きくする、という失敗のほとんどを防げます。

一方で、取り消せる時間や遡れる期間は会社の設定によって変わります。新人が自力で調べても分からない部分なので、受け入れる側が1枚にまとめて渡してください。それが結果的に、教える時間の節約になります。

当社では、社内の情報共有ツールの選定から運用ルールの設計までご相談を承っています。導入したものの使われていない、ルールが定まらない、といった段階からでもお気軽にお声がけください。