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議事録のAI自動化とは、会議や打ち合わせの音声を録音し、AIに文字起こしと要約をさせて、議事録の下書きまでを自動で作る仕組みのことです。方法は大きく「Web会議の録画要約ツール」「スマホの文字起こしアプリ」「AIボイスレコーダー」の3つに分かれ、オンライン会議が中心なら録画要約ツール、対面のヒアリングが多いならAIボイスレコーダーが向いています。この記事では3つの違いと選び方、録音の同意やデータの保存先の注意点、AIボイスレコーダーの代表例であるPlaudの料金と使い始めの手順までをまとめます。

議事録をAIで自動化すると何が変わるのか

一番大きく変わるのは、打ち合わせ中にメモを取ることに気を取られず、相手の話に集中できるようになる点です。議事録の作成時間も、ゼロから書く作業から「AIが出した下書きを直す作業」に変わります。

手書きのメモでは、終わってから聞き漏らしを思い出して清書する時間がかかり、録音を聞き直せばさらに同じ時間がかかります。

AIが得意なのは、音声を文字にする作業、話題ごとに要点をまとめる作業、決定事項やToDoを抜き出す作業です。一方で、固有名詞の聞き間違いの修正や「この発言は社外に出してよいか」の判断は人の仕事として残るため、AIの出力は下書きと考えて運用するのが安全です。

議事録をAIで自動化する3つの方法

議事録の自動化は「どこで録音するか」で道具が変わります。Web会議ならツールが会議に参加して録画・要約し、対面ならスマホか専用のレコーダーで録音してからAIに処理させます。

方法1｜Web会議の録画要約ツール

Zoom・Google Meet・Teamsなどの会議にボットや拡張機能として参加し、録画から要約までを自動で行うタイプです。代表的なものにtl;dv、Fathom、Nottaなどがあり、会議ツール自体に組み込まれたAI要約機能を使う方法もあります。カレンダーと連携すれば、会議のたびに操作しなくても記録が残る点が便利です。ただし、対面の打ち合わせには使えません。

方法2｜スマホの文字起こしアプリ

手持ちのスマートフォンにアプリを入れ、テーブルに置いて録音するタイプです。追加の機器が不要なので、まず試してみるには一番手軽です。その反面、録音中にスマホを使いにくく、着信で録音が止まることやバッテリーの消耗が弱点です。

方法3｜AIボイスレコーダー

録音専用の小型機器で録り、スマホアプリやWeb経由でAIの文字起こし・要約にかけるタイプです。ボタン1つで録音でき、スマホを使いながらでも録音が続くため、対面の打ち合わせや現地調査との相性が良い道具です。本体の購入費に加えて、使う量によっては文字起こしのプラン料金がかかります。

各ツールの無料枠や料金は頻繁に変わります。最新情報は各社の公式サイトでご確認ください。

対面のヒアリングが多い仕事でボイスレコーダーが向く場面

オンライン会議より対面の打ち合わせが多い仕事では、AIボイスレコーダーの良さが出やすくなります。特に、話を聞く相手が経営者や現場の担当者で、話題があちこちに広がる打ち合わせに向いています。

制作会社の初回ヒアリング

ホームページ制作の現場では、初回のヒアリングで会社の歴史やお客様の層、困っていることなど多くの情報をうかがいます。途中で出た「実はこういうお客様が多くて」という一言が構成の手がかりになることも多く、文字起こしがあれば後から拾い直せて、デザイナーやライターにも共有しやすくなります。

営業職の商談・訪問

訪問先の商談は、メモより相手の顔を見て話したほうが進みやすいものです。録音を任せておけば、戻ってから要約をもとに日報や提案書にすぐ取りかかれます。

現地調査や工事現場での打ち合わせ

店舗の下見や現場での立ち会いなど、歩きながら話す場面ではメモが追いつきません。身につけられるタイプのレコーダーなら、手がふさがっていても記録を残せます。ただし、周囲の騒音が大きい場所では文字起こしの精度が落ちるため、要点はその場で口に出して確認しておくと安心です。

ボイスレコーダーが向かない人

打ち合わせのほとんどがオンラインの人は、録画要約ツールで十分なことが多いです。月に数回しか打ち合わせがない場合も、まずスマホアプリで試し、運用が定着してから機器を検討するのが無駄のない順番です。

道具を選ぶときの判断基準

選ぶときは「打ち合わせの場所」「月にどれくらい録音するか」「データをどこに置くか」の3点で考えると迷いにくくなります。機能の多さより、自分の仕事の流れに無理なく入るかを優先してください。

オンラインが中心なら録画要約ツール、対面が中心ならAIボイスレコーダー、半々ならレコーダーで両方をまかなうか、2つを併用するのが現実的です。通話の録音にも対応したレコーダーであれば、電話での打ち合わせも同じ流れで記録できます。

文字起こしは「月◯分まで」という枠で料金が決まるサービスがほとんどです。1回1時間の打ち合わせが週3回なら、月におよそ12時間（720分）になります。自分の打ち合わせの回数と長さから月の録音時間を出し、無料枠で足りるか、有料プランが必要かを事前に確かめておきましょう。

あわせて、要約をどこに貼るか（Googleドキュメント、チャットツール、PDFなど）と、共有リンクの公開範囲を決められるかも確認しておきたいポイントです。

録音の同意とデータの保存先で気をつけること

議事録のAI化で一番気をつけたいのは、道具の性能より「録音してよいか」と「録った音声がどこに保存されるか」です。ここを曖昧にしたまま始めると、相手との信頼関係や社内のルールに関わる問題になりかねません。

まず、打ち合わせの冒頭で「議事録づくりのために録音してもよろしいでしょうか」とお願いし、了承をいただいてから録音を始めるのが基本です。断られたときや「ここは録らないでほしい」と言われたときは、録音を止めてメモに切り替えましょう。取引先の規程で決まっていることもあるため、迷うときは先方の方針を確認してください。

次に保存先です。AIの文字起こしの多くは音声をサービス側のサーバーで処理するため、データは基本的にクラウドに置かれます。保存期間や削除の方法、AIの学習に使われるかどうかを、プライバシーポリシーや設定画面で確認しておきましょう。

秘密保持契約がある案件や個人情報を扱う打ち合わせでは、クラウドに音声を預けてよいかを事前に判断する必要があります。「録音してよい会議」を社内で決め、共有リンクは社内に限り、不要なデータは削除する、といったルールを先に作っておくと運用が安定します。

AIボイスレコーダー「Plaud」の特徴と料金

Plaud（プラウド）は、録音専用の小型レコーダーとAIの文字起こし・要約アプリを組み合わせたサービスです。カード型と身につけるピン型の機種があり、文字起こしのプランは機種に関係なく共通です。

カード型とピン型の違い

カード型のPlaud Note・Plaud Note Proは、厚さ2.99mm・重さ30gで、マグネットケースを使ってスマホの背面に付けたり、単体で置いて使ったりできます。対面の録音に加えて、通話の録音にも対応しています。ピン型のPlaud NotePin・NotePin Sは、マグネットピンやクリップ、ネックストラップ、リストバンドで身につけるタイプで、対面の録音専用です。

いずれもストレージは64GBです。価格は2026年10月時点の公式サイトの表示で、セールなどで変わることがあります。最新情報は公式サイトでご確認ください。

文字起こしプランの料金

本体を購入すると、月300分まで文字起こしできる無料のスタータープランが使えます。それ以上使う場合は、有料のプロプランか無制限プランを選びます。

プランとは別に、文字起こし時間を追加する買い切りのパッケージも用意されています。料金や枠は改定されることがあるため、最新情報は公式サイトでご確認ください。月の録音が5時間前後までならスターター、週に数回の打ち合わせを毎回録るならプロ、と考えると選びやすいと思います。

要約テンプレートと対応言語

公式サイトによると、文字起こしは112言語に対応し、要約のテンプレートは1万種類以上が用意されています。会議の議事録、商談メモ、インタビューなど、用途に合ったテンプレートを選んで要約の形を変えられます。セキュリティ面では、ISO 27001、SOC 2 Type II、GDPRなどへの準拠が公式サイトに記載されています。導入前に、社内の情報管理ルールと照らし合わせておくとよいでしょう。

Plaudを使い始める手順

使い始めるまでの流れは、本体の準備、アプリの設定、録音、文字起こしと要約の順です。最初の1回は社内の打ち合わせなどで試し、操作に慣れてから取引先との打ち合わせに使うと安心です。

ステップ1｜本体を充電して、使い方を決める

まず本体を充電し、カード型ならスマホに付けるか置くか、ピン型なら胸元か首からかを、普段の打ち合わせに合わせて決めます。

ステップ2｜アプリを入れてアカウントを作る

スマホにPlaudのアプリを入れ、アカウントを作ります。会社で使うなら業務用のアドレスで登録すると、担当が変わっても引き継ぎやすくなります。

ステップ3｜本体とスマホをつなぐ

アプリの案内に従って、本体とスマホをBluetoothで接続します。接続後、保存先やプライバシーに関する設定を一度確認しておきましょう。

ステップ4｜了承を得てから録音する

打ち合わせの冒頭で録音の了承をいただいてから、本体で録音を始めます。録音中はスマホを普段どおり使えますが、本体は話す人の近くに置くほうが聞き取りやすくなります。

ステップ5｜録音をアプリに取り込み、文字起こしする

打ち合わせが終わったら、録音データをアプリに取り込み、文字起こしを実行します。話者の区別や言語の設定がある場合は、ここで合わせておくと精度が上がります。

ステップ6｜テンプレートで要約し、人が直してから共有する

テンプレートで要約を作り、固有名詞や数字、決定事項を確認してから社内に共有します。先方に送る議事録は、言い回しを整えてから送りましょう。

よくある失敗とトラブル対処

議事録のAI化でつまずくのは、機器の故障より、録音環境と運用の決め事であることがほとんどです。よくあるケースと対処をまとめます。

声が小さい・雑音が多くて文字起こしが崩れる

空調やBGM、食器の音は精度を下げる原因です。本体を話す人の近くに置く、静かな席を選ぶ、大事な数字は復唱する、といった工夫で改善します。

固有名詞や専門用語が間違って変換される

会社名や業界用語は誤変換が起きやすいため、よく出る用語を一覧にしておき、確認時に検索して置き換えると手直しが早くなります。

録音したつもりが録れていなかった

電池切れや操作ミスはよくある失敗です。前日に充電し、録音中になっているかをその場で確かめる習慣をつけましょう。大事な商談では要点だけ手書きで控えておくと安心です。

月の文字起こし枠を使い切ってしまう

打ち合わせが重なる月は無料枠をすぐに使い切ることがあります。議事録に不要な雑談は録音しない、必要な部分だけ文字起こしする、といった使い分けが有効で、足りない月が続くなら有料プランを検討しましょう。

よくある質問

Q. AIの議事録はそのまま取引先に送ってもよいですか？

A. おすすめしません。誤変換や、要約で抜け落ちたニュアンスが残っていることがあるため、内容と言い回しを人が確認してから送るのが安全です。

Q. 録音する前に相手の了承は必要ですか？

A. 必要と考えて運用するのが基本です。冒頭で目的を伝えて了承をいただき、断られた場合は録音しないようにしましょう。業界や取引先の規程で決まっている場合もあります。

Q. スマホアプリとAIボイスレコーダーはどちらがよいですか？

A. 打ち合わせが少ないうちはスマホアプリで十分です。対面の打ち合わせが多く、録音中もスマホを使いたい、長時間の会議を確実に録りたい、という場合はAIボイスレコーダーが向いています。

Q. Plaudは本体を買えば追加料金なしで使えますか？

A. 月300分までは本体に付属するスタータープランで文字起こしできます。それを超えて使う場合は、プロプランや無制限プラン、追加の文字起こしパッケージが必要です。最新の料金は公式サイトでご確認ください。

Q. 社外秘の会議でも使えますか？

A. 録音データはクラウドで処理されることが多いため、秘密保持契約や社内規程に照らして判断が必要です。録音してよい会議の範囲を社内で決めてから使うことをおすすめします。

まとめ

議事録のAI自動化は、オンライン会議なら録画要約ツール、まず試すならスマホアプリ、対面のヒアリングが多いならAIボイスレコーダーと、打ち合わせの場所で選ぶのが近道です。どの方法でも、録音前に相手の了承を得ること、データの保存先と共有範囲を決めておくこと、AIの出力を人が確認することの3つは欠かせません。対面の打ち合わせが多く、専用のレコーダーを検討している方は、機種と文字起こしプランの組み合わせを公式サイトで確かめてみてください。

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