※本記事はプロモーションを含みます。
無料のGmailでPOP受信と「他のアドレスからメールを送信」を使い、独自ドメインのメールを読み書きしている会社は、2027年1月の機能終了に向けて移り先を決める必要があります。Gmailの画面のまま独自ドメインのメールを使い続けたい場合、有力な移り先がGoogle Workspace（Googleの会社向け有料サービス）です。この記事では、終了で何が困るのか、代わりの選択肢の比べ方、Google Workspaceへ移る流れ、無料Gmailに溜まった過去のメールや連絡先・フィルタ・署名の引き継ぎ方、移行でつまずきやすい点まで、順番に説明します。
2027年1月でGmailのPOP受信と送信元設定が終わる
Googleは、GmailのPOP受信（外部のメールを取り込む機能）と、「他のアドレスからメールを送信」（外部のアドレスを差出人にして送る機能）を、2027年1月で終えると案内しています。レンタルサーバーで作った独自ドメインのメールを、無料のGmailでまとめて読んでいる使い方は、そのままでは続けられなくなります。
いまの使い方の仕組み
多くの会社では、info@御社ドメイン 宛てのメールがまずレンタルサーバーに届き、無料のGmailがPOPで定期的に取りに行っています。返信するときは、Gmailの送信元設定でサーバーのSMTP（メールを送る仕組み）を通し、独自ドメインのアドレスで送っています。画面はGmailでも、メールの本体はレンタルサーバーと個人のGmailアカウントの両方にまたがっている状態です。
終了すると困ること
POP受信が止まると、Gmailに新しいメールが入ってこなくなります。送信元設定が止まると、Gmailから独自ドメインのアドレスで返信できなくなります。サーバー側に転送の設定を足せば受信は続けられますが、返信は@gmail.comのアドレスから出ることになり、取引先から見た印象が変わります。終了の時期や対象の詳しい読み方はGmailの送信元・POPが2027年1月廃止｜独自ドメインメールへの影響と対策で解説しています。
代わりの選択肢を比べる
移り先は大きく4つあります。どれが正解ということはなく、「Gmailの画面を使い続けたいか」「費用をかけられるか」「返信を独自ドメインで出す必要があるか」で選びます。
| 選択肢 | 費用の目安 | 独自ドメインで返信 | 画面 | 向いている会社 |
|---|---|---|---|---|
| Google Workspace | 1ユーザー月800円〜（年間プラン・税別） | できる | Gmailのまま | Gmailの使い勝手を変えたくない・カレンダーやドライブも使いたい |
| サーバーのWebメール | サーバー料金の範囲内 | できる | サーバー会社の画面 | 費用を増やしたくない・メールの量が少ない |
| Outlookなどのメールソフト | ソフトによる（無料のものもある） | できる | メールソフトの画面 | 決まったパソコンでメールを読むことが多い |
| Gmailへの転送のみ | 追加費用なし | できない（@gmail.comで返信） | Gmailのまま | 受信専用のアドレス・通知を受けるだけのアドレス |
料金は2026年11月時点の公式価格です。最新の金額は各社の公式ページでご確認ください。エックスサーバーで転送方式に切り替える手順はエックスサーバーのメールをGmailで受け取る方法で紹介しています。
制作会社としての選び方の目安
制作の現場で相談を受けると、取引先とのやり取りが多いアドレスはGoogle Workspaceかメールソフトへ、問い合わせフォームの通知のような受信専用のアドレスは転送のみ、と分けて考えることが多いです。全員を同じ方法にそろえる必要はなく、アドレスごとに役割を見て決めると費用を抑えられます。ここからは、Google Workspaceに移る場合の進め方を説明します。
Google Workspaceに移る前に確認すること
無料Gmailからの移行は、いまメールがどこに、どれだけあるかを把握しておくと迷いません。作業の前に次の3つを確かめておきます。
Gmailに取り込んでいるアドレスを書き出す
Gmailの「設定」→「アカウントとインポート」を開くと、POPで取り込んでいるアドレスと、送信元に登録しているアドレスが一覧で見られます。社員ごとに、どのアドレスを誰のGmailで読んでいるかを書き出します。Google Workspaceはアカウントごとに料金がかかるため、受信専用のアドレスは別名（エイリアス）やGoogleグループにまとめられるかも、ここで検討します。
サーバーにメールが残っているかを確かめる
POP受信の設定で「取得したメッセージのコピーをサーバーに残す」をオフにしていると、過去のメールはサーバーから消え、Gmailにしか残っていません。この場合、サーバーから取り込むのではなく、Gmailアカウントから取り込むことになります。どちらに残っているかで、後の取り込み方が変わります。
個人のメールと混ざっていないかを確かめる
個人のGmailで会社のメールを読んでいた場合、同じ受信トレイに私的なメールも入っていることがあります。会社のアカウントに私的なメールまで移さないよう、会社のメールにだけラベルが付いているか、いつ頃から会社のメールを取り込み始めたかを確認しておきます。後で説明する取り込みでは、期間やラベルで範囲を絞れます。
Google Workspaceに移る流れ
申し込みからメールの切り替えまでの流れです。DNS（ドメインの行き先を決める設定）の入力が入るため、ドメインやサーバーの管理画面にログインできる状態で始めます。
ステップ1｜申し込んで管理者のアカウントを作る
Google Workspaceの公式申込ページから、会社名・人数・管理者の情報を入力し、すでに持っている独自ドメインを使う方を選びます。Googleと直接申し込むと、14日間・最大10ユーザーの無料試用から始まります。最初に作ったアカウントが特権管理者（すべての設定を変えられる管理者）になります。
ステップ2｜ドメインの所有権を確認する
管理コンソールに表示される「google-site-verification=」から始まる値を、DNSにTXTレコードとして追加し、確認ボタンを押します。反映には最長72時間ほどかかることがあります。ムームードメインでの入力例はGoogle Workspaceの始め方｜ムームードメインの独自ドメインで使う手順で画面の流れに沿って説明しています。
ステップ3｜ユーザーと別名を作る
書き出したアドレスの一覧をもとに、管理コンソールの「ディレクトリ」→「ユーザー」でアカウントを作ります。いま使っているアドレスと同じ名前（例: tanaka@御社ドメイン）で作れば、取引先に変更を知らせる必要はありません。受信専用のアドレスは、担当者の別名かGoogleグループにします。
ステップ4｜過去のメールを取り込んでからMXを切り替える
過去のメールの取り込み（次の章で説明）を始めたら、MXレコード（メールの届け先を決める設定）をGoogleに切り替えます。内容「smtp.google.com」・優先度「1」の1行にし、それまでのMXは削除します。この時点から、新しいメールはGoogle Workspaceに届きます。反映には最長72時間ほどかかるため、平日の午前中に行い、週末や連休の前は避けます。
ステップ5｜SPF・DKIM・DMARCを設定する
なりすましを防ぎ、送ったメールが迷惑メールに入りにくくするための設定です。SPFは「v=spf1 include:_spf.google.com ~all」を1ドメイン1行で、DKIMは管理コンソールの「アプリ」→「Google Workspace」→「Gmail」→「メールの認証」で作った値を追加して「認証を開始」を押し、DMARCは「p=none」から始めます。3つの意味と設定例は自社ドメインを守るSPF・DKIM・DMARC設定をご覧ください。
料金は2026年11月時点の公式価格で、1ユーザーあたりの月額がBusiness Starter 800円・Business Standard 1,600円（年間プラン・税別）です。時期によってはGoogle公式の料金ページで新規申込向けの割引が案内されていることもあるので、支払いを設定する前に一度確認しておくと安心です。
初年度10%割引のプロモーションコードをお渡ししています
THREE D PLUS では、Google Workspace をはじめて導入する会社さま向けに、初年度のご利用料金が10%割引になるプロモーションコード（Business Starter・Business Standard が対象）をお渡ししています。コードは1社につき1つで、Google の公式サイトから直接お申し込みいただく場合に使えます。ご希望の方は、お問い合わせフォームから「Google Workspace 割引コード希望」とご連絡ください。ドメインやメールの設定のご相談もあわせて承ります。
無料Gmailに溜まった過去メールを移す方法
Google Workspaceの管理コンソールには、個人のGmailアカウントからメールを取り込む機能があります。過去のメールがGmailにしか残っていない場合は、この方法が中心になります。
管理コンソールでGmailアカウントから取り込む
公式ヘルプによると、特権管理者が管理コンソールの「データ」→「データのインポートとエクスポート」から、Gmailからのインポートを選び、移行元のGmailアドレスを入力して承認をリクエストします。移行元のGmailの持ち主に接続を求めるメールが届くので、本人が承認したら、移行先のWorkspaceのアドレスを指定して取り込みを始めます。承認のリクエストは24時間で期限が切れるため、本人に事前に伝えてから送ると手間が省けます。取り込みが終わると、結果のレポートがメールで届きます。画面の名前は変わることがあるため、作業の前に公式ヘルプの「Gmail アカウントからメールを移行する」で最新の手順をご確認ください。
取り込む範囲を期間やラベルで絞る
取り込みの設定では、指定した日付以降のメールだけを対象にしたり、特定のラベルを除外したりできます。ゴミ箱や迷惑メールを含めるかどうかも選べます。個人のメールが混ざっている場合は、会社のメールを取り込み始めた日付で絞り、私的なメールのラベルを除外すると、必要なものだけを移せます。メインの取り込みのあとに届いたメールは、差分として追加で取り込めます。
サーバーに残っているメールはIMAPで取り込む
レンタルサーバーにメールが残っている場合や、MXを切り替えた直後に古いサーバーへ届いたメールは、同じ「データのインポートとエクスポート」からIMAP（サーバー上のメールを読む方式）で取り込めます。移るのはメールとラベルで、連絡先やフィルタは次の章の方法で別に移します。
アドレス帳・フィルタ・署名の引き継ぎ
メールの取り込みとは別に、毎日の使い勝手に関わる設定も移しておきます。どれも各ユーザーが自分の画面で数分でできる作業です。
| 引き継ぐもの | 無料Gmail側でやること | Workspace側でやること |
|---|---|---|
| アドレス帳（連絡先） | Googleコンタクトで「エクスポート」→ Google CSV形式で保存 | Googleコンタクトで「インポート」→ CSVを選ぶ |
| フィルタ（自動振り分け） | 設定の「フィルタとブロック中のアドレス」で選んで「エクスポート」 | 同じ画面の「フィルタをインポート」でファイルを読み込む |
| 署名 | 設定の「全般」から署名の文面をコピー | 設定の「全般」で署名を新しく作り、貼り付ける |
| ラベル | （メールの取り込みと一緒に移る） | 取り込み後にラベル名と色を確認する |
アドレス帳はCSVで移す
Googleコンタクトで移したい連絡先を選び、Google CSV形式で書き出してから、Workspaceのアカウントで読み込みます。個人の連絡先が混ざっている場合は、仕事の連絡先にラベルを付けてから、そのラベルだけを書き出すと整理しやすくなります。
フィルタは書き出してから読み込む
Gmailのフィルタはファイルに書き出して、新しいアカウントで読み込めます。ただし、POPで取り込んだアドレス宛てを条件にしたフィルタなど、移行後には意味が変わるものもあります。読み込んだあと、条件が今の使い方に合っているかを一度見直してください。
署名は移行を機にそろえる
署名は自動では移らないため、文面をコピーして作り直します。せっかくなので、社員ごとにばらばらだった署名をこの機会にそろえるのもおすすめです。作り方はメール署名の作成テンプレート6種で紹介しています。
移行で気をつけたいこと
移行のあとに困るのは、古い設定が残ったままになっている場合です。切り替えが終わったら、次の点を片付けておきます。
古いGmailのPOPと送信元の設定を外す
MXを切り替えて2週間ほどたち、古いサーバーに新しいメールが届かなくなったのを確かめたら、個人のGmailのPOP受信と送信元の設定を削除します。残しておくと、古いアドレスで誤って送ってしまったり、どちらで返信したか分からなくなったりします。レンタルサーバーのメールアカウントも、同じタイミングで整理します。
スマホのアプリとメールソフトを切り替える
スマホのGmailアプリでは、Workspaceのアカウントを追加して、そちらで読み書きするようにします。個人のアカウントと並ぶため、送信前に差出人を確認する習慣をつけておくと安心です。切り替えの日と手順を社内に先に伝えておくと、問い合わせが減ります。
ホームページのフォームの送信を確かめる
問い合わせフォームがサーバーから独自ドメインのアドレスで送っている場合、SPFにそのサーバーが含まれていないと、フォームのメールが迷惑メール扱いになることがあります。切り替え後にフォームから1件送って届くかを確かめてください。WordPressの場合はWordPressでメールが届かない原因と対策も参考になります。
うまくいかないときの対処
移行中によくある症状と、確認する順番をまとめました。多くは承認の待ちや、DNSの反映待ちで起きています。
取り込みが「承認待ち」のまま進まない
移行元のGmailの持ち主が、接続を求めるメールを承認していない可能性があります。承認のリクエストは24時間で期限が切れるため、期限が切れていたらリクエストを送り直します。承認したのに反映されない場合は、画面の「接続を確認」を押します。
同じメールが二重に入っている
Gmailアカウントからの取り込みと、サーバーからのIMAPの取り込みを両方行うと、同じメールが重なることがあります。過去のメールはどちらか一方から取り込み、もう一方は切り替え後の差分だけにすると重なりを防げます。
送ったメールが相手の迷惑メールに入る
SPFが2行に分かれていないか、DKIMの「認証を開始」を押し忘れていないかを確認します。反映には最長48時間ほどかかることがあるため、設定した直後であれば少し時間をおいてから試してください。
よくある質問
Q. 無料のGmailアカウントそのものをWorkspaceに変えられますか？
A. 個人のGmailアカウントを、そのまま会社のアカウントに変えることはできません。Workspaceで新しいアカウントを作り、メールや連絡先を取り込む形になります。
Q. 2027年1月まで何もしなくても大丈夫ですか？
A. 期限までは今の使い方を続けられますが、移行には申し込み、DNSの設定、メールの取り込み、社内への周知と、数週間かかることがあります。年末年始の前に切り替える場合は、余裕をもって準備を始めるのがおすすめです。
Q. メールアドレスは変わりますか？
A. 変わりません。同じ独自ドメインで同じ名前のアカウントを作れば、取引先から見たアドレスはそのままです。
Q. 過去のメールは全部移せますか？
A. 管理コンソールのGmailからの取り込みでは、日付を指定しない場合2000年1月1日以降のメールが対象になると案内されています。ゴミ箱や迷惑メールを含めるかは選べます。容量はプランごとに決まっているため、メールが多い場合はプランの容量も確認してください。
Q. 社員の一部だけWorkspaceに移すことはできますか？
A. 1つのドメインでMXを切り替えると、そのドメイン宛てのメールはすべてGoogleに届きます。一部の人だけ別のサーバーで受け取る構成もありますが設定が複雑になるため、基本は全員をそろえて移すか、受信専用のアドレスを別名やグループにまとめる方法が現実的です。
Q. 移行作業を任せることはできますか？
A. DNSの設定やメールの取り込みは、ドメインやサーバーを管理している制作会社に頼むこともできます。既存の設定を消してしまうとホームページやメールが止まることがあるため、不安な場合は相談すると安心です。
THREE D PLUS は大阪の Web 制作会社です。ホームページ制作から公開後の運用・改善までまとめてご相談いただけます。Google Workspaceの導入にともなうドメインやメールの設定もお手伝いしています。お問い合わせはこちら。
