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Googleスプレッドシートは、Gmail以外のメールアドレスにも共有できます。共有できるかどうかを決めているのは、メールアドレスの種類ではなく、そのアドレスがGoogleアカウントとして登録されているかどうかです。相手のアドレスがGoogleアカウントでない場合は、そのアドレスでGoogleアカウントを作ってもらう、「リンクを知っている全員」に共有する、ファイルとして書き出して送る、のいずれかを選びます。この記事では、相手の状況に合わせた選び方と、それぞれの手順、権限の違い、会社のGoogle Workspaceで共有できないときの確認点までを説明します。
Gmail以外のアドレスにも共有できる仕組み
スプレッドシートの共有相手は、メールアドレスで指定しますが、実際にはそのアドレスに結びついたGoogleアカウントに権限が付きます。会社のドメインのアドレスでも、Googleアカウントとして登録されていれば、Gmailと同じように共有できます。
共有の相手は「Googleアカウント」で決まる
たとえば取引先の担当者が tanaka@example.co.jp というアドレスでGoogleアカウントを作っていれば、そのアドレスを入力するだけで共有できます。相手は自分のGoogleアカウントにログインした状態でファイルを開き、付与された権限の範囲で閲覧や編集をします。
一方、そのアドレスがGoogleアカウントとして登録されていない場合、相手は届いたメールのリンクを開いても、ログインやアカウントの作成を求められることがあります。「共有したのに開けない」という問い合わせの多くは、この状態が原因です。
会社のメールアドレスでもGoogleアカウントは作れる
Googleアカウントは、Gmailのアドレスを新しく取らなくても、いま使っている会社のメールアドレスで作れます。作り方と共有権限の仕組みは、Googleアカウントは会社のメールアドレスで作れるでも詳しく解説しています。
相手の状況に合わせた共有方法の選び方
共有の方法は、相手がGoogleアカウントを持っているか、編集してもらう必要があるかで選びます。誰が触ったかを残したい場合は、相手に自分のGoogleアカウントで開いてもらう方法が基本です。
| 相手の状況 | おすすめの方法 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| そのアドレスでGoogleアカウントを持っている | アドレスを指定して共有 | 継続して一緒に編集する | 特になし |
| Googleアカウントを持っていないが、作ってもよい | 既存のメールでアカウントを作ってもらう | 今後もやり取りが続く取引先 | 作成に数分かかる |
| アカウントを作れない・見てもらうだけ | 「リンクを知っている全員」で共有 | 一度だけ見てもらう資料 | リンクが転送されると誰でも開ける |
| ファイルとして受け取りたい | Excel・PDFで書き出して送る | 社内で別のソフトを使う相手 | 送ったあとの変更は反映されない |
方法1｜アドレスを指定して共有する手順
相手のアドレスがGoogleアカウントとして登録されている場合は、スプレッドシートの「共有」からアドレスを入力するだけで共有できます。
ステップ1｜「共有」を開く
共有したいスプレッドシートを開き、画面右上の「共有」ボタンを押します。共有の画面が開き、いま誰がアクセスできるかが一覧で表示されます。
ステップ2｜相手のメールアドレスを入力する
「ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加」などと書かれた入力欄に、相手のメールアドレスを入力します。複数の人に共有するときは、続けて入力できます。
ステップ3｜権限を選ぶ
入力欄の右側で、「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」から権限を選びます。迷ったら「閲覧者」にしておき、必要になってから広げるほうが安全です。
ステップ4｜通知してメッセージを送る
「通知」にチェックを入れたまま、ひとこと添えて「送信」を押すと、相手に共有のお知らせメールが届きます。メールには、何のファイルか、いつまでに見てほしいかを書いておくと、相手が迷いません。
方法2｜相手にGoogleアカウントを作ってもらう
取引先と継続してスプレッドシートをやり取りするなら、相手にいまのメールアドレスでGoogleアカウントを作ってもらうのが、もっとも管理しやすい方法です。誰が編集したかが履歴に残り、権限の取り消しもアドレス単位でできます。
相手に伝える作成手順
Googleの公式ヘルプでは、既存のメールアドレスでGoogleアカウントを作る手順が次のように案内されています。相手に送るときは、この流れをそのまま伝えると分かりやすくなります。
- Googleのログインページを開き、「アカウントを作成」を押す
- 「個人で使用」を選び、氏名などの基本情報を入力する
- 「既存のメールアドレスを使用する」を押し、いま使っているメールアドレスを入力して「次へ」
- そのアドレスに届いた確認コードを入力する
- パスワードを決めて、画面の案内に沿って完了する
画面の表示は変わることがあるため、最新の手順はGoogleアカウントヘルプでご確認ください。
作ってもらったあとに共有する
相手がアカウントを作ったら、方法1と同じ手順で、そのメールアドレスを指定して共有します。すでに共有の招待を送っていた場合でも、相手がアカウントを作ってからログインすれば、開けるようになることがほとんどです。開けない場合は、一度共有を外してから、もう一度追加し直します。
方法3｜「リンクを知っている全員」に共有する
相手がGoogleアカウントを作れない、または一度見てもらうだけ、という場合は、リンクによる共有が手軽です。Googleの公式ヘルプでは、「リンクを知っている全員」に設定すると、Googleアカウントにログインしていなくてもファイルを開けると案内されています。
リンク共有の設定のしかた
「共有」を開き、「一般的なアクセス」の欄で「制限付き」を「リンクを知っている全員」に切り替えます。右側で権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）を選び、「リンクをコピー」でURLをコピーして、メールやチャットで相手に送ります。
リンク共有で気をつけること
リンクを知っている人なら誰でも開けるため、メールが転送されたり、チャットに貼られたりすると、意図しない人にも見られます。個人情報や金額の入ったシートには使わないようにしましょう。また、ログインしていない人が開くと、ファイル上では名前ではなく匿名の動物のアイコンで表示されるため、誰が見ているかや、誰が編集したかを特定できません。リンク共有で「編集者」を選ぶのは、編集する相手が限られていて、履歴を追わなくてよい場合だけにします。
権限の違い｜閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者
共有するときは、相手にどこまで触ってもらうかで権限を選びます。Googleドライブのヘルプによると、権限ごとにできることは次のとおりです。
| 権限 | できること | できないこと | 向いている相手 |
|---|---|---|---|
| 閲覧者 | 内容を見る | 変更・コメント・共有 | 結果を確認するだけの人 |
| 閲覧者（コメント可） | 見る・コメントや提案をする | 内容の直接の変更 | 内容をチェックしてもらう人 |
| 編集者 | 編集・削除・移動、初期設定では共有も | オーナーの変更などオーナーだけの操作 | 一緒に作業する人 |
ダウンロードやコピーを制限する
共有の画面の設定（歯車のアイコン）から、閲覧者や閲覧者（コメント可）がダウンロード・コピー・印刷できないように設定できます。見てもらうのはよいが、ファイルとして持ち出されたくない資料に使います。ただし、画面の撮影までは防げないので、外に出せない情報はそもそも共有しないことが基本です。
会社のGoogle Workspaceで共有できないとき
会社や学校のGoogle Workspaceのアカウントでは、管理者の設定によって、組織の外への共有が制限されていることがあります。共有の画面で外部のアドレスを入れられない、「リンクを知っている全員」が選べない場合は、まずこの設定を疑います。
管理者が外部への共有を制限している
外部への共有は、組織のセキュリティの方針として止められていることがあります。自分では設定を変えられないので、社内のシステム管理者に、共有したい相手と目的を伝えて相談します。外部と共有しているファイルには「外部」のバッジが表示されることがあり、管理者側でも確認しやすくなっています。
ビジター共有を使える場合
Google Workspaceの一部のエディションでは、管理者が有効にしていれば、Googleアカウントを持たない相手を招待し、メールに届く確認コードで本人確認をしてファイルを開いてもらう「ビジター共有」が使えます。使えるエディションや設定は変わることがあるため、社内の管理者かGoogle Workspaceの公式ヘルプで確認してください。
よくあるトラブルと対処
共有のトラブルは、相手のアカウントの状態、権限の選び方、宛先の入力ミスのどれかが原因になっていることがほとんどです。
相手に「アクセス権が必要です」と表示される
相手が、共有したアドレスとは別のGoogleアカウントでログインしている可能性があります。ブラウザ右上のアイコンから、共有されたアドレスのアカウントに切り替えてもらいます。個人のGmailと会社のアカウントを両方使っている人によくあるケースです。
編集した人が「匿名」と表示される
リンク共有で開いた人が、Googleアカウントにログインしていない状態です。誰が編集したかを残したいときは、リンク共有をやめて、相手のアドレスを指定する共有に切り替えます。
違うアドレスに共有してしまった
共有の画面の一覧から、そのアドレスの右側にある権限を開き、「アクセス権を削除」を選びます。削除すると、相手はそれ以降ファイルを開けなくなります。ただし、削除する前にダウンロードされていた場合は取り戻せないので、送信前にアドレスを見直す習慣をつけましょう。
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よくある質問
Q. 相手がGoogleアカウントを持っていなくても編集してもらえますか？
A. 「リンクを知っている全員」を「編集者」にすれば、ログインしなくても編集できます。ただし、編集した人が匿名になり、リンクを知っている誰でも編集できてしまうため、継続して一緒に作業する相手には、Googleアカウントを作ってもらう方法をおすすめします。
Q. Googleアカウントを作るためにGmailを作る必要はありますか？
A. 必要ありません。いま使っている会社のメールアドレスなどで、Googleアカウントを作れます。作るときに「既存のメールアドレスを使用する」を選びます。
Q. Outlookのメールアドレスに共有しても届きますか？
A. 共有のお知らせメール自体は、どのメールアドレスにも届きます。ただし、そのアドレスがGoogleアカウントとして登録されていないと、ファイルを開くときにログインやアカウント作成を求められることがあります。
Q. 共有した相手は、さらに別の人へ共有できますか？
A. 「編集者」は、初期設定では他の人と共有できます。広げてほしくない場合は、共有の画面の設定から、編集者が権限を変更したり共有したりできないように変えます。
Q. Excelで受け取りたいと言われたらどうすればいいですか？
A. スプレッドシートの「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Excel（.xlsx）」で書き出して、メールに添付して送ります。書き出したファイルは元のスプレッドシートとはつながっていないため、あとで内容を変えたら送り直す必要があります。
Q. 共有をやめたいときはどうすればいいですか？
A. アドレスを指定した共有なら、共有の画面でその人の権限を「アクセス権を削除」にします。リンク共有なら、「一般的なアクセス」を「制限付き」に戻すと、リンクを知っていても開けなくなります。
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