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日程調整ツールとは、自分のカレンダーの空き枠をURLにして相手に送り、相手がその中から都合のよい日時を選ぶだけで打ち合わせが確定する仕組みです。候補日を出し直す往復がなくなり、確定と同時にカレンダー登録とWeb会議URLの発行まで済みます。この記事では、メール・LINE・Googleカレンダー・専用ツールの違い、選ぶときの7つの基準、導入の手順、よくある失敗をまとめました。

日程調整ツールとは何か

日程調整ツールは「相手に選んでもらう」ことで調整を1往復で終わらせる道具です。準備は、カレンダー（GoogleやOutlook）をつなぐ、受け付ける曜日と時間帯を決める、予約ページのURLを相手に送る、の3つです。

相手はURLを開くと、こちらの空いている時間だけが表示されます。枠を選んで名前とメールアドレスを入れれば予約が確定し、双方に確定メールが届き、設定していればGoogle MeetやZoomの会議URLも自動で発行されます。相手がアカウントを作る必要はありません。初回の商談、採用面接、オンライン相談のように「こちらの空きに相手が1枠を選ぶ」やりとりに向いています。

メール・LINE・Googleカレンダー・専用ツールの違い

日程調整の方法は大きく4つあり、手間の少なさと見栄えは専用ツールが有利、費用と気軽さはメールやLINEが有利です。それぞれの特徴を押さえると、自社にどこまで必要かが見えてきます。

メールで候補日を出し合う

費用も準備もいらない方法です。ただし候補日が全部外れると出し直しになり、返事を待つ間はその枠を他の予定で埋められません。確定後のカレンダー登録や会議URLの発行も手作業です。

LINEやチャットで決める

つながっている相手なら返事が早く、気軽に決められます。一方で会話の中で日時が決まるため、あとから探しにくく、聞き違いも起きやすい方法です。カレンダーへの転記漏れがダブルブッキングの原因になります。

Googleカレンダーの「予約スケジュール」機能

Googleカレンダーには、空き枠を予約ページとして公開する「予約スケジュール」機能があります。Googleのヘルプによると、個人の無料アカウントでも予約ページを1つ作れ、受付時間、予約の間の余白（バッファ時間）、何日先まで受け付けるかを設定でき、場所にGoogle Meetを選べます。一方、予約ページを2つ以上作る、リマインドメールを自動送信する、複数カレンダーの空きを確認する機能は、対象のGoogle WorkspaceまたはGoogle Oneの契約が必要です。Outlook予定表とはつながりません。

専用の日程調整ツール

bookrun、TimeRex、Jicoo、Calendlyのような専用ツールは、GoogleとOutlookのどちらのカレンダーにもつながり、Google Meet・Zoom・Microsoft Teamsの会議URLを自動発行し、複数人の空きの突き合わせやリマインドまで1つの画面で設定できます。無料プランがあるものが多く、有料でも1人あたり月1,000円前後から始められます。

日程調整ツールを選ぶ7つの基準

選ぶときは「いま使っているカレンダーとWeb会議につながるか」を最初に確かめ、そのうえで人数、無料の範囲、相手への見え方を順に見ていくと迷いません。

基準1｜連携するカレンダー（Google・Outlook）

ツールはつないだカレンダーの予定を見て空き枠を出します。自社がGoogleカレンダーかOutlook予定表（Microsoft 365）かを確認し、両方に対応したものを選ぶのが基本です。bookrun、TimeRex、Jicooはどちらにも対応しています。複数のカレンダーがある人は、何個までつなげるかも見ておきます。

基準2｜Web会議URLの自動発行（Google Meet・Zoom・Teams）

オンライン打ち合わせが多いなら、確定と同時に会議URLが作られて確定メールに載る機能が欠かせません。bookrun、TimeRex、JicooはGoogle Meet・Zoom・Microsoft Teamsへの対応を公式サイトで確認できます。Googleカレンダーの予約スケジュールで選べるのはGoogle Meetだけです。

基準3｜複数人の空きの突き合わせ

「2人が同席できる枠だけ出したい」という調整には、複数人のカレンダーを同時に見る機能が必要です。無料プランでは制限されることが多く、TimeRexのフリープランは2人まで、bookrunでは全員参加型の調整や担当者の自動選出がTeamプランの機能、JicooのIndividualプランでは複数ホストの予約ページが使えません。チームで使うなら最初に確かめる項目です。

基準4｜無料プランの範囲

無料プランは「予約ページの数」「人数」「相手へのリマインドメール」のどこかに制限があるのが一般的です。たとえばbookrunの無料プランは、日程調整の回数は無制限ですが、公開できる予約ページ（ブックボード）は2つまでで、相手向けのリマインドメールは有料プランの機能です。

基準5｜リマインドメール

前日や当日の朝に相手へ自動で確認メールが届くと、忘れによる無断キャンセルを減らせます。TimeRexはフリープランでもリマインド自体は送れますが、文面の追加や送信時刻の設定はベーシック以上です。bookrunは前日または当日のリマインドをPersonal Pro以上で設定できます。

基準6｜日本語対応とサポート

相手が見る予約ページとメールが日本語で違和感なく表示されるか、ヘルプが日本語で読めるかを確かめます。bookrun、TimeRex、Jicooは国内の会社が提供していて、管理画面もヘルプも日本語です。Calendlyは海外発のサービスで、料金もドル建て（Standardプランは年払いで1シート月額10ドル）です。

基準7｜独自ドメインや社名の表示

予約ページの見た目は、相手にとって会社の顔の一部です。多くのツールはURLの末尾を社名に変えられ、自社サイトに埋め込めば自社ドメインのページ内で予約を受けられます。bookrunも公開URLの末尾を変更できますが、ページのメインカラー設定や広告の非表示は有料プランの機能です。制作の現場では、お客様との打ち合わせ調整で予約ページを送る前に、サイトの色味と合っているかを確認します。

主な日程調整ツールの比較

国内でよく使われる3つのツールについて、2026年10月時点の公式サイトで確認できた内容をまとめました。TimeRex・Jicooは税抜表記です。bookrunは公式の料金ページ内で税込と税抜の表記が混在しているため、税の扱いは公式サイトでご確認ください。

料金やプランの内容は改定されることがあります。最新情報は各ツールの公式サイトでご確認ください。TimeRexは月払いだとベーシック900円・プレミアム1,500円（税抜）です。bookrunのTeamは日程調整を担当する人のライセンス数で料金が決まり、同じ会社のフォーム作成ツールformrunと組み合わせて問い合わせフォームに日程調整の項目を入れることもできます。

日程調整ツールの導入手順

導入でいちばん大事なのは、ツールの設定より前のカレンダーの整備です。書かれていない時間はすべて「空き」として相手に見えます。

ステップ1｜カレンダーを整備する

仕事の予定がすべて連携させるカレンダーに入っている状態にします。手帳や付箋の予定、「たぶんこの日は現場」といった頭の中の予定はツールから見えません。移動や作業の時間も予定として入れます。

ステップ2｜受付時間と前後の余白を決める

曜日ごとの受付時間帯（例: 平日10時〜17時）、1回の長さ（30分・60分）、予約と予約の間の余白（バッファ）を設定します。余白はオンラインなら15分、訪問が入るなら移動を考えて60分以上など、実際の動きに合わせます。

ステップ3｜予約ページを作る

用途ごとに予約ページを作ります。「初回のご相談（オンライン・30分）」のように、タイトルで内容と長さが分かるようにします。場所にGoogle MeetやZoomを選ぶと確定時に会議URLが自動発行されます。入力項目は氏名・メールアドレス・会社名・相談内容くらいに絞ります。

ステップ4｜メール署名やサイトに設置する

予約ページのURLは、メールの署名、問い合わせの自動返信メール、サイトの問い合わせページなど、相手が「相談したい」と思った場所に置きます。制作の現場では、問い合わせフォームの送信完了ページに予約ページへのリンクを置くことをよく提案します。問い合わせから打ち合わせまでの日数が短くなります。

ステップ5｜キャンセル・変更の受け方を決める

多くのツールでは確定メールにキャンセルや日程変更のリンクが入っていて、相手が操作すると連携カレンダーの予定も消えます。直前の変更を受けたくない場合は、確定メールに「前日までにご連絡ください」と書きます。公開前に自分で予約し、確定メール・カレンダー登録・会議URL・キャンセル操作を通して確かめてください。

よくある失敗と対処法

日程調整ツールの失敗は、ツールの不具合より設定と運用のすれ違いで起きます。

ダブルブッキングが起きる

原因の多くは、予定が別のカレンダーに入っていた、連携が切れていた、同じ時間帯を2つの予約ページで公開していた、の3つです。連携するカレンダーをすべて登録し、連携状態を月に1回は確かめます。

移動時間を見ていない

オンラインと訪問を同じ設定で受けていると、訪問の直後にオンラインの予約が入り、移動中に開始時刻を迎えます。訪問用の予約ページは余白を長くするか、オンライン用と受付の曜日や時間帯を分けます。

相手がツールに慣れていない

URLを送るだけでは「このリンクは何か」が伝わらず、結局メールで候補日を聞かれることがあります。「下のページからご都合のよい日時をお選びください。難しければ候補日をお返事いただいても構いません」と一文を添え、選ばない人には従来の調整を残します。

社内と社外の使い分けができていない

お客様向けの予約ページを社内の打ち合わせにも使うと、お客様が取れるはずの枠が社内予定で埋まります。社内はカレンダーの共有やチャットで決め、予約ページはお客様向けに限定するのが基本です。

小さな会社の判断基準

少人数の会社や個人事業主なら、まず無料の範囲で1か月使い、足りないところが出たら有料プランを検討する順番で十分です。Googleカレンダーを使っていて予約ページが1つあればよいなら、Googleカレンダーの予約スケジュールから始めるのがいちばん手軽です。Outlookを使っている、Zoomの会議URLを自動で出したい、用途別に予約ページを2つ以上持ちたいなら、専用ツールの無料プランに移ります。

相手へのリマインドを自動で送りたい、2人以上の空きを突き合わせたい、という段階になったら有料プランです。月額は1人あたり1,000円前後が目安で、往復メールに使っていた時間と比べれば判断しやすい金額です。

bookrunを試してみたい方へ

bookrunは株式会社ベーシックが提供する日程調整ツールで、Freeプランは期間の制限なく無料で使えます。まず1人で往復メールをなくしてみたい方に向いています。

よくある質問

Q. 日程調整ツールは無料で使えますか？

A. 使えます。Googleカレンダーの予約スケジュールは個人アカウントで予約ページを1つ作れますし、bookrun・TimeRex・Jicooにも無料プランがあります。ただし相手へのリマインドメールや複数人の空き確認は有料プランの機能であることが多いです。

Q. 相手もツールに登録する必要がありますか？

A. 必要ありません。相手はURLを開いて日時を選び、氏名とメールアドレスを入れるだけです。アカウントの作成やアプリのインストールはいりません。

Q. Outlook（Microsoft 365）のカレンダーでも使えますか？

A. bookrun・TimeRex・Jicooは、公式サイトでOutlook予定表との連携を確認できます。Googleカレンダーの予約スケジュールはGoogleの予定だけを見るので、Outlookで管理している方は専用ツールを選んでください。

Q. 相手が選んだ日時に、別の予定が入ることはありませんか？

A. 確定した予約はツールが連携カレンダーに書き込むので、同じ枠は他の人に表示されなくなります。ただし連携していないカレンダーや手帳にだけある予定は見えません。

Q. bookrunの無料プランと有料プランの違いは何ですか？

A. 2026年10月時点の公式サイトでは、Freeプランは公開できる予約ページが2つまで・1人での利用で、相手向けのリマインドメールや広告の非表示などは有料の機能です。Personal Proは個人向けに全機能が使え、Teamは複数人での調整に対応します。最新情報は公式サイトでご確認ください。

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